Personvern

Lifetools AS garanterer at kommunikasjonssystemet KnowMe er satt opp og klargjort med maksimale sikkerhetstiltak i behandlingen av personopplysninger om brukeren. Personopplysningene behandles etter de, til enhver tid, gjeldende krav i norske lover og forskrifter for behandling av Personopplysninger, med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Dette omfatter også vårt system for internkontroll. 
Lukas og Aud Kari bruker KnowMe

PERSONVERNERKLÆRING

Personvern er vår viktigste prioritet. Vi har en sårbar brukergruppe, og det er vårt ansvar å lage et system som forvalter brukernes personinformasjon på en sikker og forsvarlig måte. All innsamling og bruk av personopplysninger er underlagt norsk personlovgivning. Vi har laget en personvernerklæring som skal fortelle deg som nærperson hvordan vi behandler personinformasjonen og hvilke rettigheter du og KnowMe-klienten (den som eier hjelpemiddelet) har.

1. Hvordan virker kommunikasjonsløsningen KnowMe?

Mange mennesker med kommunikasjonsvansker benytter alternativ og supplerende kommunikasjon (ASK), enten i form av tegn, bilder, symboler eller gjenstander som representerer aktiviteten. Det er opp til ledsagerne rundt brukeren av ASK å sette seg inn i hvordan han/henne kommuniserer, og benytte seg av det alternative språket. På den måten kan brukeren bli forstått.

KnowMe skal være en digital kommunikasjonsløsning i et slikt språkmiljø. Systemet er basert på at nettverket rundt brukeren observerer, digitaliserer og systematiserer brukerens uttrykk, rutine- og aktiviteter inn i brukerens unike database. Denne informasjonen blir deretter brukt i ulike samhandlingssituasjoner med brukeren for å sikre et optimalt kommunikasjonsmiljø. På denne måten sikrer KnowMe at rutiner og aktiviteter blir gjennomført riktig og at brukeren blir korrekt forstått på sine uttrykk.

Uttrykksforståelsen hos menneskene rundt brukeren vil øke på grunn av økt tilgjengelighet, raskere søk og raskere tolkninger av uttrykkene. Digitaliseringen og systematiseringen vil også sikre bedre overføringsflyt av verdifulle erfaringer mellom assistenter, fagfolk og foreldre, og at disse ikke går tapt. Dermed sikrer KnowMe brukerens fremtidige kommunikasjon.

KnowMe krever ikke at brukeren skal tilegne seg ferdigheter eller kunnskap for å kunne bruke systemet. Vi tar utgangspunkt i det brukeren kan fra før, og deres uttrykk.  Dette gjør det lettere for de som har store kognitive utfordringer til å ivareta god kommunikasjon og samhandling.

2. Hvilke personopplysninger samler vi inn om KnowMe-klienten?

KnowMe skal ha en supplerende funksjon i kommunikasjon og samhandling mellom ledsager og bruker for å skape en tryggere ramme i samspillet. Målet er økt inkludering og bedret livskvalitet for brukeren. Brukeren har ingen eller svært begrensede språkferdigheter og ofte lav kognitiv forståelse. Det er derfor viktig at nettverket rundt har så detaljerte opplysninger som mulig for optimal kvalitet i kommunikasjons- og samhandlingssituasjoner med brukeren. Som tidligere beskrevet i konsesjonssøknaden, søker Lifetools AS om at vi gjennom KnowMe kan behandle detaljert informasjon om brukerens kommunikative uttrykk, rutine-, aktivitets- og adferdsbeskrivelser. I tillegg ønsker vi via KnowMe å behandle opplysninger om brukerens livssituasjon, relasjoner, familiære og sosiale forhold, daglige hendelser (dagbok, kalender) og diagnosebeskrivelser. Under er en mer spesifisert liste av hvilke typer informasjon de nevnte kategoriene vil inneholde:

  • Kommunikative uttrykk (adferds-, tolknings- og responsbeskrivelser)

  • Rutinebeskrivelser (måltid, stell, sove/hvile, av-/påkledning, medisinering)

  • Aktivitetsbeskrivelser (lek og aktivitet, lære, sanse, fysioterapi)

  • Livssituasjon (personlig presentasjon, sosiale relasjoner, familiære forhold)

  • Daglige hendelser mellom hjem/institusjoner (dagbok)

  • Interessebeskrivelser (personlige preferanser)

  • Diagnosebeskrivelser (beskrivelse av brukerens utfordringer og diagnoser som har betydning for god daglig samhandling og en totalforståelse fra nettverket rundt)

3. Hvordan bruker vi KnowMe-klientens personopplysninger?

KnowMe skal brukes dine personopplysninger for å skape et bedre kommunikasjonsmiljø rundt brukeren. Disse opplysningene skal brukes direkte i kommunikasjon- og samhandlingssituasjoner for å gi riktig forståelse på kommunikative uttrykk. Systemet skal ha en supplerende funksjon og utgjøre en «protesefunksjon» for brukerens uttrykk. KnowMe er et dynamisk rammeverk som skreddersys den unike brukers behov. Uttrykkene, rutinene og aktivitetene disse er koblet mot observeres, digitaliseres, kartlegges, bygges og publiseres direkte inn i applikasjonen, for deretter å kunne bruke opplysningene aktivt i samhandling. Dette skaper et godt grunnlag for å forstå brukeren bedre i sin hverdag.

4.  Hvordan samler vi inn personopplysninger om KnowMe-klienten?

KnowMe er en digital, nettverksbasert uttrykksbank spesielt tilpasset mennesker som inngår i den alternative språkgruppen innenfor fagfeltet ASK (Alternativ og Supplerende Kommunikasjon), der uttrykk er deres eneste form for nærkommunikasjon. Teknologien er basert på et søkbart og fleksibelt rammeverk der kommunikasjonsplattformen skreddersys den unike brukers behov. Uttrykkene, rutinene og aktivitetene disse er koblet mot observeres, digitaliseres, kartlegges, bygges og publiseres direkte inn i applikasjonen. Digitaliseringen skjer i form av video, tekst, bilder.

Personopplysningene skal i all hovedsak innhentes/digitaliseres, behandles og publiseres gjennom tre moduler i KnowMe: Observer (app), Creator (nettbasert) og Companion (app).

Observasjonsmodulen (Observer)
Observasjoner danner grunnlaget for nye uttrykk, rutiner eller aktiviteter, eller endringer i eksisterende. Observasjonsmodulen i KnowMe brukes enten i, eller etter samhandling med brukeren. Observasjonene kan digitaliseres inn i systemet på flere mulige måter: 

  1. Film/bilde – ved å bruke enhetens eget innebygget kamera
  2. Film/bilde –  ved å importere fra annen kilde (iCloud Drive, OneDrive, Dropbox)


Kartleggingsmodulen (Creator)
Kartleggingen er systematiseringen av selve uttrykket, rutinen eller aktiviteten basert på observasjonsunderlaget som har kommet inn i KnowMe. I denne modulen produserer administrator utrykkene, rutinene og aktivitetene til brukeren, og publiserer disse ut i systemet for bruk i samhandling. I tillegg til opplysningene innhentet fra observasjonsmodulen kan administrator innhente ytterligere opplysninger fra:

  1. Film/bilde – ved å bruke enhetens eget innebygget kamera
  2. Film/bilde –  ved å importere fra annen kilde

Tekst – ved å skrive direkte inn (talesyntese genereres automatisk)

5. Hvem har tilgang til KnowMe-klientens personopplysninger?
De detaljerte personopplysningene i KnowMe blir kun gjort tilgjengelige for personer knyttet til nettverket rundt brukeren. Med nettverket menes fagfolk, ledsagere, assistenter, familie og venner. I KnowMe regulerer vi tilgangen til dette nettverket i tre ulike nivåer; Administrator, ledsager og øvrige. Alle disse nivåene er tilgangsstyrt med personlige brukernavn og passordbeskyttelse. Administrator og ledsagere skal ha tilgang til både ikke-sensitive og sensitive opplysninger i systemet. Det er helt nødvendig for optimal samhandling med brukeren. Denne delen av nettverket er underlagt taushetsplikt. De er i tillegg underlagt strenge internkontrollrutiner for behandling av personopplysninger gjennom å være ansatt hos sin arbeidsgiver.

Øvrige vil kun ha tilgang til ikke-sensitive opplysninger.

KnowMe er bygget opp med fem ulike systemtilganger for nettverket rundt brukeren: FORELDRE/VERGE, ADMINISTRATOR, KOMMUNIKASJONSPARTNER, KOMMUNIKASJONSPARTNER U/TAUSHETSPLIKT og GJEST.

  • Administrator og Foreldre/verge

    Administrator i KnowMe er fagansvarlig for brukeren, og har derfor full systemtilgang. Med full systemtilgang kan administrator bygge KnowMe fra bunnen av med nye uttrykk, rutiner og aktiviteter og publisere disse ut i systemet. Dette arbeidet utføres i samarbeid med en kontrollgruppe rundt brukeren. Kontrollgruppen kan typisk bestå av en sammensetning av ulike fagfolk (helsepersonell, pedagoger, assistenter) og nærpersoner (verge, foreldre, familie) rundt brukeren – personer som er tett på og danner et naturlig nettverk rundt brukeren. Utrykkene, rutinene og aktivitetene bygges, publiseres og evalueres i gruppen på bakgrunn av observasjoner som er gjort i nettverket rundt brukeren i samhandlingssituasjoner.

    Observasjonene kommer inn i KnowMe via observasjonsmodulen i systemet. På denne måten vil administrator og kontroll-gruppen kvalitetssikre alle aktiviteter som skal publiseres ut i KnowMe.

  • Kommunikasjonspartner

    Kommunikasjonspartner i KnowMe skal ha begrenset systemtilgang. Formålet med denne tilgangen er at systemet skal kun brukes i direkte samhandling med brukeren. Det betyr at ledsager har full tilgang til all informasjon i systemet, men uten redigerings-, publiserings- eller slettemuligheter. I samhandlingen har kommunikasjonspartner KnowMe tilgjengelig for å kunne raskt og effektiv søke/filtrere på uttrykk som oppstår i ulike situasjoner, og dermed få en tolkning og ønsket respons fra systemet på brukerens uttrykk. Ledsager kan handle riktig på denne responsinstruksen og dermed forstå brukeren i situasjonen.

    Den eneste påvirkningen ledsager har på informasjonen i systemet er gjennom observasjonsmodulen i KnowMe. Denne informasjonen sendes inn til administrator for gjennomgang og evaluering i kontrollgruppen. Observasjonene formidles i form av film, bilder, tekst eller andre dokumenter.

  • Kommunikasjonspartner u/taushetsplikt

    Kommunikasjonspartner u/taushetsplikt i KnowMe skal ha samme tilgangsnivå i systemet som kommunikasjonspartner, men for denne gruppen legger vi inn begrensninger og funksjonalitet for å stenge av deler av systemet. Dette gjør vi for å begrense risikoen for spredning av sensitive personopplysninger. Dette er en gruppe som ikke er underlagt taushetsplikt eller internkontrollrutiner slik ledsager og administrator er (fagpersoner). Konkret så stenger vi av «Mine utfordringer»/diagnoser under «Dette er meg» modulen. Her vil det ligge sensitive personopplysninger. Administrator vil styre tilgangsnivået til uttrykk, rutiner og aktiviteter av sensitiv karakter før publisering i kartleggingsfasen.

    Kommunikasjonspartner u/taushetsplikt skal kunne legge til observasjoner i systemets observasjonsmodul.

  • Gjest

    Gjest tildeles de som ikke er knyttet til personen i det daglige livet, men som kanskje skal jobbe med henne eller han på sikt. Rollen er laget for å skape gode overganger mellom de store livsarenaer. Denne brukerrollen har kun leserett i deler av systemet til ikke-sensitivt innhold: Brukerrollen kan kun lese i Creator.

Tilgangsmatrise:

6. Hvordan sikrer vi KnowMe-klientens personopplysninger
Lifetools AS tar ansvar for å levere fra oss en maksimal sikker løsning (enhet/server/tynnklient) som skal hindre lekkasjer av personopplysninger fra systemet i bruk. Se pkt. 5. I tillegg til sikkerhetstiltakene som nevnes i pkt. 5, skal det tegnes en egen utleveringskontrakt mellom Lifetools AS og systemansvarlig/fagansvarlig for bruker. Dette er for å definere et skille og sikre ansvarsforholdet mellom Lifetools AS og systemansvarlig for bruker i forhold til personopplysningsloven. Systemansvarlig for bruker er underlagt egne internkontrollrutiner/taushetsplikt som vil gjelde for produksjonen av selve innholdet i appen og styringen av tilganger av dette innholdet mot øvrige.

  • Enheten

    Lifetools AS setter opp og rigger hver enkelt enhet (iPad) før leveranse til bruker/nettverket. Vi stenger av alle apper og funksjonalitet i iOS som ikke er direkte knyttet til den operasjonell bruk av KnowMe systemet. Deretter installerer vi tynnklienten. Dette gjør vi gjennom å sette opp et «image» eller et fast oppsett for hvordan alle enheter skal leveres fra Lifetools AS.

    I tillegg benytter vi oss av enhetens egne sikkerhetssystemer i iOS for å begrense uønsket tilgang. Dette gjøres ved at Lifetools AS oppretter et unikt 6-siffret passord for pålogging av enheten/iOS. Dette passordet utleveres mot en kontrakt ved overlevering til bruker/systemeier/verge.

  • Server

    All data i KnowMe skal lagres lokalt på systemets enhet (iPad). Disse dataene krypteres av systemet ved digitalisering. Videre skal data sikres i en skyløsning. Databasen i KnowMe er knyttet til en API på en ekstern server (Upheads AS/databehandleravtale 2. Data vil synkes opp mot server med gitte intervaller i systemet.

    Lifetools AS har full kontroll over serveren og alle aktiviteter på denne fra et eget grensesnitt. Her vil vi kunne registrere enheter, opprette tilganger eller slette tilganger mellom enheter og server om nødvendig. Personlige passord til brukere av KnowMe leveres sammen med systemet og kvitteres ut av systemansvarlig i form av en utleveringskontrakt. I tillegg har vi lagt opp funksjonalitet for «flåtestyring»/fjernstyring/MDM av enhetene, dvs. at vi kan åpne stenge tilgangen til tynnklienten KnowMe og kryptert data på enheten ved behov. Vi kan rett og slett gjøre enhetene helt ubrukelig for uvedkommende gjennom dette tiltaket.

  • Oppsummering sikkerhet

    Gjennom enhetens eget sikkerhetssystem (iOS), fast oppsett av «image» med avstenging av all unødvendige apper/funksjonalitet, fjernstyring av tilganger til både server og tynnklienten (og kryptert data knyttet til denne) på den unike enheten, har Lifetools AS laget et sikkerhetsopplegg rundt enheten som gir maksimal sikkerhet ved tap/tyveri eller andre uønskede hendelser som kan gi økt risiko for lekkasjer av personopplysninger.

7. Hvilke rettigheter har KnowMe-klienten?

Frivillig samtykke
Det er frivillig å samtykke. Du kan når som helst trekke dette samtykke tilbake. Erklæringen vil bli annullert. Dette gjør du ved å sende en skriftlig utmelding/oppsigelse av KnowMe til Lifetools AS, v/daglig leder, Dyrmyrgata 35, 3611 KONGSBERG. Du kan også benytte personvern@lifetools.no

Innsynsrett og sletting
Du har, på vegne av KnowMe-klienten, rett til innsyn i opplysninger som er lagret om han/henne og kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger. Du kan også begjære opplysninger om han/henne slettet. Begjæring om sletting av opplysninger må meldes skriftlig til Lifetools AS, v/daglig leder, Dyrmyrgata 35, 3611 KONGSBERG. Du kan også benytte personvern@lifetools.no

Du kan når som helst melde brukeren ut av KnowMe. Utmelding/oppsigelse må sendes skriftlig. Alle personopplysninger som er registrert om bruker, vil bli slettet ved utmelding/oppsigelse. Slettingen vil bli foretatt så raskt det lar seg gjøre etter at Lifetools AS har mottatt skriftlig utmelding, og senest 3 uker etter at skriftlig utmelding er mottatt.

8. Hvordan få kjennskap til endringer i personvernerklæringen?
Vi kan ha behov for å oppdatere personvernerklæringen etter hvert som vår drift og våre tjenester utvikler seg, og vi oppfordrer deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne personvernerklæringen på vårt nettsted. Ved større endringer vil vi også kunne forsøke å kontakte deg direkte gjennom tilgjengelige kanaler som eksempelvis gjennom e-post eller varsler på våre nettsteder og digitale tjenester.

9. Personopplysningsloven
Lifetools AS garanterer at kommunikasjonssystemet KnowMe er satt opp og klargjort med maksimale sikkerhetstiltak i behandlingen av personopplysninger om brukeren. Personopplysningene behandles etter de, til enhver tid, gjeldende krav i norske lover og forskrifter for behandling av personopplysninger, med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Dette omfatter også vårt system for internkontroll.

10. Hvordan kontakte oss?

Du kan nå oss på personvern@lifetools.no

Lifetools AS

Dyrmyrgata 35, Industritunet

3611 KONGSBERG

Tlf. 90098289

E-post: post@lifetools.no

11. Samtykke

For å kunne ta i bruke KnowMe må du på vegne av din KnowMe-klienten godkjenne denne personvernerklæringen. Dette gjør du ved å signere en samtykkeerklæring før utlevering av hjelpemidlet og ved å godta betingelsene ved førstegangs pålogging i systemet.

Samtykkeerklæringen skal signeres av den som er juridisk ansvarlig for KnowMe-klienten. Dette er enten foreldre eller verge. Erklæringen finner du her:

KnowMe Samtykkeerklæring 2020