Privatliv

Lifetools AS garanterer, at kommunikationssystemet KnowMe er udviklet til og klargjort med maksimale forholdsregler i forhold til behandlingen af personfølsomme oplysninger om brugeren. Personoplysningerne behandles efter de, til enhver tid, gældende krav i danske love og forskrifter for behandling af personfølsomme oplysninger, med hensyn til fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette omfatter også vores system for intern kontrol.
Lukas og Aud Kari bruker KnowMe

FORTROLIGHEDSERKLÆRING

Privatliv er vores vigtigste prioritet. Vi har en sårbar brugergruppe, og det er vores ansvar at udvikle et system, der forvalter brugernes personlige informationer på en sikker og forsvarlig måde. Al indsamling og brug af personoplysninger er underlagt dansk personlovgivning. Vi har udarbejdet en fortrolighedserklæring, der skal oplyse dig som nærperson om, hvordan vi behandler personoplysninger om dig og KnowMe-klienten (den som ejer hjælpemidlet/slutbrugeren), samt hvilke rettigheder I har.

1. Hvordan virker kommunikationsløsningen KnowMe?

Mange mennesker med kommunikationsvanskeligheder benytter alternativ og supplerende kommunikation (ASK), enten i form af tegn, billeder, symboler eller genstande, som repræsenterer behovet. Det er op til omsorgspersonerne rundt om ASK-brugeren at sætte sig ind i hvordan hun eller han kommunikerer for så at benytte det supplerende udtryk i interaktionen. Derved skabes et godt grundlag for god kommunikation.

KnowMe er et digital kommunikationshjælpemiddel (ASK-hjælpemiddel). Hjælpemidlet er baseret på at omsorgspersonerne i KnowMe klientens netværk observerer, digitaliserer, systematiserer og kortlægger personens udtryk, rutiner, aktiviteter og interesser og lægger dem i personens unikke database/indholdsbank. Informationen bliver derefter brugt i forskellige kommunikations- og interaktionssituationer sammen med personen for at sikre et optimalt kommunikationsmiljø. På denne måden sikrer KnowMe at rutiner, aktiviteter og interesser bliver gennemført rigtigt i forhold til personens behov og at personens udtryk forstås korrekt.

Forståelsen for personens udtryk vil øges hos dem, der omgiver den pågældende, da oplysninger om udtrykkenes betydning vil være tilgængelige, vil kunne søges hurtigt, tolkninger vil være gjort i fællesskab og passende

2a. Hvilke personlige oplysninger indsamler vi om dig?

KnowMe har sikkert login i alle vores moduler; Observer, Creator og Companion. Det kræver, at vi kan identificere dig, så vi kan bekræfte din adgang til KnowMe-klientens personlige oplysninger i systemet. Vi er derfor afhængige af at få et fuldt navn og en personlig e-mailadresse, som vi kan linke til vores verifikationsprocesser. Ved aktivering første gang vil du modtage et link fra os på den e-mailadresse, så vi kan verificere, at det er dig, der forsøger at logge på. Du skal også opretter et kodeord. Kodeordet er krypteret og vi har ikke adgang til dette kodeord. I denne proces er det også nødvendigt at det er dit fulde navn, der er knyttet til kontoen. Dette understreger identifikationen og verifikationen mod systemet og dermed din adgang og dine brugerrettigheder i forbindelse med din rolle. Det er valgfrit om du vil tilføje dit telefonnummer.

2b. Hvilke personoplysninger indsamler vi om KnowMe-klienten?

KnowMe har en supplerende funktion i kommunikation og interaktion mellem omsorgspersonerne og den person, der ejer hjælpemidlet. Målet er at skabe en tryg ramme i interaktionen, øge inkludering og give bedre livskvalitet for personen. Ejeren af hjælpemidlet har meget begrænsede sprogfærdigheder og ofte lav kognitiv forståelse. Det er derfor vigtigt, at omsorgspersonerne i netværket har så detaljerede oplysninger om personen som mulig for at kunne skabe de mest optimale forhold i kommunikation og interaktion. Derfor har Lifetools AS lavet et system, som kan behandle meget detaljeret information om brugerens kommunikative udtryk og rutine-, aktivitets- og interessebeskrivelser. Ydermere giver vi omsorgspersonerne i netværket mulighed for at behandle oplysninger om brugerens livssituation, relationer, familiære og sociale forhold, daglige oplevelser (dagbog) og diagnosebeskrivelser. Herunder finder du en mere specificeret liste over hvilke typer information de nævnte kategorier vil indeholde:

  • Kommunikative udtryk (adfærds-, tolknings- og responsbeskrivelser)

  • Rutinebeskrivelser (måltid, pleje, sove/hvile, af-/påklædning, medicinering)

  • Aktivitetsbeskrivelser (leg og andre aktiviteter, lære, sanse, fysioterapi)

  • Livssituation (personlig præsentation, sociale relationer, familiære forhold)

  • Daglige hændelser mellem hjem/institutioner (dagbog)

  • Interessebeskrivelser (personlige præferencer)

  • Diagnosebeskrivelser (beskrivelse af brugerens udfordringer og diagnoser der har betydning for god daglig interaktion og en total forståelse i hele netværket)

3a. Hvordan bruger vi dine personlige oplysninger?

Som beskrevet i punkt 2a bruger vi dine personlige oplysninger til at sikre din identitet i systemet. Dette er nødvendigt for os for at sikre dine og KnowMe-klientens personlige oplysninger i arbejdet med KnowMe.

3b. Hvordan bruger vi KnowMe-klientens personlige oplysninger?

KnowMe behandler personlige oplysninger til at skabe et bedre kommunikationsmiljø for den person, der ejer hjælpemidlet. Disse oplysninger skal bruges aktivt i interaktionssituationer for at øge kvaliteten af ​​kommunikationen. KnowMe er en dynamisk ramme, der er skræddersyet til den enkelte brugers behov. Udtryk, rutiner, aktiviteter, interesser og andre personlige beskrivelser indtastes af omsorgspersoner i flere processer; fra observation, digitalisering, kortlægning / analyse og udgivelse, for derefter være i stand til at bruge informationen aktivt med personen i interaktion. Det er 3-app-systemet, der lægger grundlaget for denne arbejdsgang. Observer – der bruges til at indsamle, Creator – der bruges til at opbygge, administrere og udgive og Companion – der er værktøjet, der bruges i kommunikationen

4a.  Hvordan indsamler vi personlige oplysninger om dig?

Vi indsamler dine personlige oplysninger gennem registreringsprocessen og ved aktiveringen af brugerkontoen. Dine personlige oplysninger kan også komme ind i vores systemer ved at en administrator i dit netværk inviterer dig ind i netværket.

4b.  Hvordan indsamler vi personlige oplysninger om KnowMe-klienten?

KnowMe er et digitalt, netværksbaseret kommunikationsværktøj. Teknologien er baseret på en patenteret digital ramme, hvor hjælpemidlet tilpasses og skræddersys til den enkelte persons behov. Udtryk, rutiner, aktiviteter, interesser og beskrivende artikler digitaliseres, systematiseres, kortlægges, bygges og gøres tilgængelige direkte i systemet. Digitalisering finder sted i form af video, billeder, dokumenter eller tekst. Kortlægningen finder sted i form af videoanalyse og overvejelser i forbindelse med disse medier. Konstruktionen foregår ved at kombinere billeder, video, tekst / beskrivelser (læst højt af talesyntese) og hypoteser i forskellige «indholdspakker». Netværkets adgang til oplysningerne finder sted via lagring til sky og synkronisering til iPad.

De personlige oplysninger indsamles, behandles og gøres tilgængelige hovedsageligt gennem KnowMes tre moduler: Observer (app), Creator (online) og Companion (app).

Observer (app)
Observationer i form af video, foto og tekst/overvejelser danner grundlaget for nye udtryk, rutiner, aktiviteter og interesser, eller ændringer i eksisterende. Observer kan lægges på mobile enheder og bruges enten i, eller efter interaktionen med brugeren. Observationerne digitaliseres ind i Observer ved at bruge den mobile enheds eget indbyggede kamera og mikrofon.

Companion (app)
Brug af indhold i kommunikation og interaktion. Data kan fås i dette modul via «Min dagbog». Dagbogsrapporter består af tekst / overvejelser, video og foto

Creator (browser)
Kortlægning er systematisering og analyse af de faktiske udtryk, rutiner, aktiviteter eller interesse baseret på grundlag af de observationer, der er kommet ind i KnowMe. I dette modul producerer omsorgspersonerne udtryk, rutiner, aktiviteter, interesser og andre beskrivende artikler og offentliggør dem i systemet til brug i samarbejde. Ud over de oplysninger, der er opnået fra Observer, kan administratoren få yderligere oplysninger ved at:

  1. importere fra en anden kilde (egen computer eller skytjeneste)
  2. importere fra forskellige fotobiblioteker relateret til iOS- eller Android-systemer.
  3. indtaste tekst (talesyntese genereres automatisk i denne tekst via sky-løsning)

5a. Hvem har adgang til dine personlige oplysninger?

Det er kun dig selv og superadministratorer i Lifetools AS, der har adgang til dine personlige oplysninger. Data er beskyttet via brugernavn og kodeord på vores egne servere.

5b. Hvem har adgang til KnowMe-klientens personlige oplysninger?
De detaljerede personlige oplysninger i KnowMe stilles kun til rådighed for verificerede personer, der er knyttet til netværket omkring brugeren. Administratoren i netværket eller superadministratoren i Lifetools AS giver adgang. Med netværk menes fagfolk, ledsagere, plejepersonale, familie og venner. I KnowMe regulerer vi adgangen til personer i netværket på forskellige niveauer; Forældre / værge, administrator, kommunikationspartner, kommunikationspartner uden tavshedspligt og gæst. Alle disse niveauer er adgangskontrolleret med personlige brugernavne og adgangskodebeskyttelse. Se adgangsmatrixen nedenfor.

  • Administrator og Forældre/værge

    Administrator i KnowMe er ansvarlig for brugeren og har derfor fuld systemadgang. Med fuld systemadgang kan administratoren opbygge KnowMe fra bunden med nye vilkår, rutiner og aktiviteter og gøre disse tilgængelige i systemet. Dette arbejde udføres i samarbejde med en «kontrolgruppe» omkring brugeren. Kontrolgruppen består typisk af en sammensætning af forskellige fagfolk (sundhedspersonale, undervisere, plejepersonale) og de nærmeste (forældre, værge, familie) omkring brugeren – personer der er tæt på den pågældende pg som danner et naturligt netværk omkring brugeren. Udtrykkene, rutinerne og aktiviteterne er bygget, gjort tilgængelige og evalueret i gruppen baseret på observationer foretaget i brugerens netværk i interaktionssituationer.

    Observationerne kommer ind i KnowMe via observationsmodulet i systemet. På denne måde vil administratoren og kontrolgruppen sikre kvaliteten af ​​alle aktiviteter, der skal gøres tilgængelige i KnowMe.

  • Kommunikationspartner

    Kommunikationspartnerne i KnowMe skal have begrænset systemadgang. Formålet med denne adgang er, at systemet skal kunne bruges i direkte interaktion med brugeren. Det betyder, at ledsagere har fuld adgang til alle informationer i systemet, men uden redigerings-, publicerings- eller slettemuligheder. I interaktionen har kommunikationspartnerne KnowMe tilgængelig for hurtigt og effektivt at kunne søge/filtrere på udtryk, som opstår i forskellige situationer, og dermed fra systemet få adgang til en tolkning og ønsket respons på brugerens udtryk. Ledsager kan handle korrekt på baggrund af den instruktion om den rette respons og dermed forstå brugeren i situationen.

    Den eneste påvirkning en ledsager har på informationerne i systemet, er gennem observationsmodulet i KnowMe. Informationer der optages via observationsmodulet sendes ind til administrator for at blive gennemgået og evalueret i kontrolgruppen. Observationerne formidles i form af video, foto, tekst eller andre dokumenter.

  • Kommunikationspartner uden tavshedspligt

    En kommunikationspartner uden tavshedspligt i KnowMe skal have samme adgangsniveau til systemet som en kommunikationspartner, men for denne gruppe tilføjer vi begrænsninger og funktionaliteter, der lukker af for dele af systemet. Det gør vi for at begrænse risikoen for spredning af personfølsomme oplysninger. Der er tale om en gruppe, der ikke er underlagt tavshedspligt eller interne kontrolrutiner som for eksempel ledsageren og administratoren er (fagfolk). Specifikt har kommunikationspartnere uden tavshedspligt ikke adgang til vores “mine vanskeligheder” / diagnoser under modulet “Lær mig at kende”. Her vil der optræde personfølsomme oplysninger. Administratoren vil kontrollere adgangsniveauet til udtryk, rutiner og aktiviteter af følsom karakter inden offentliggørelse i kortlægningsfasen.

    En kommunikationspartner uden tavshedspligt vil være i stand til at tilføje observationer til systemets observationsmodul.

  • Gæst

    De som ikke er knyttet til personen i dagligdagen, men som måske fremover skal have en rolle som omsorgsperson, tildeles status som Gæst. Rollen er lavet for at sikre bedste mulige overgange i personens liv. Den, der har status som Gæst, har kun læseadgang i dele af systemet, der ikke indeholder sensitiv information: Gæsten kan kun læse i Creator.

Adgangsmatrice:

6. Hvordan sikrer vi KnowMe-klientens personoplysninger
Lifetools AS tager det fulde ansvar for til enhver tid at drifte en maksimal sikker kommunikationsløsning (software + skytjeneste) som skal hindre lækager af personlige oplysninger fra systemet. Alle nye Know-Me brugere skal verificere deres identitet gennem en aktiveringsproces. Alle eksisterende KnowMe-brugere skal verificere deres konto gennem en loginproces med brugernavn og adgangskode. Lifetools AS har gjort det muligt at aktivere 2-faktor login proces for at styrke sikkerheden yderligere. Det er administrator i netværket der vurderer om dette sikkerhedstiltag er nødvendig.  Al datatrafik mellem modulerne i KnowMe og skytjenesten er end-to-end krypteret. Lifetools AS har databehandleraftale med leverandøren Upheads AS for sikker skytjeneste og lagring af data.

Ud over sikkerhedsforanstaltningerne skal der underskrives en separat samtykkeerklæring mellem Lifetools AS og den juridiske ansvarlige (forælder eller værge) for den person, der ejer hjælpemidlet. Dette gøres for at sikre at den juridiske enhed accepterer databehandlingen og at personen informeres om, at behandlingen finder sted i overensstemmelse med EU’s persondatalov (GDPR).

En separat udleveringskontrakt (elektronisk) skal også underskrives mellem Lifetools AS og systemadministratoren (fagleder, koordinator) i netværket. Dette er for at definere en adskillelse og sikre ansvarsforholdet mellem Lifetools AS og den systemansvarlige (skole, bolig, arbejde) i forhold til persondataloven. I kontrakten skal systemadministratoren erklære og anerkende egne interne kontrolrutiner og tavshedspligt, der gælder i forhold til korrekt brug af KnowMe i netværket omkring klienten.

Hvordan sikrer vi vores softwaresystemer og vores skytjeneste:

  • Softwaresystemet

     

    KnowMe Companion er en applikation, som distribueres og installeres via Apple App Store. Companion kan kun bruges på Apples iPad-produkter. Selve applikationen vil være beskyttet av de tilgængelige sikkerhedssystemer i iOS-operativsystemet. I praksis betyder det de sikkerhedsmuligheder brugere selv vælger at bruge til enheden. Lifetools AS opfordrer til brug af maksimale sikkerhedsforanstaltninger inden for de praktiske rammer brugerens og netværkets aktiviteter muliggør.

    Indholdet i Companion er beskyttet af Lifetools AS egne sikkerhedssystemer. Disse er:

    • Log ind med brugernavn og kodeord
    • End-to-end kryptering af al datatrafik

     

    KnowMe Observer KnowMe Observer er et program, der distribueres og installeres via Apple App Store og Google Play. Observer kan bruges på alle mobile enheder, der understøtter iOS- og Android-operativsystemerne. Selve applikationen vil være beskyttet af de tilgængelige sikkerhedssystemer inden for disse operativsystemer.  I praksis betyder det de sikkerhedsmuligheder, som brugeren vælger at bruge til enheden. Lifetools AS opfordrer til brug af maksimale sikkerhedsforanstaltninger inden for de praktiske rammer brugerens og netværkets aktiviteter muliggør.

    Indhold i Observer er beskyttet av Lifetools AS egne sikkerhedssystemer. Disse er:

    • Log ind med brugernavn og kodeord
    • End-to-end kryptering af al datatrafik
    • Databuffering (data slettes automatisk fra enheden efter offentliggørelse)
    • Automatisk log out efter 15 minutter

     

    KnowMe Creator er en html-baseret ramme, der tilgås via en webportal. Denne webportal kan åbnes fra browserne Safari, Fire Fox, Microsoft Edge eller Google Chrome. Dette betyder, at Creator kan bruges på alle computere og mobile enheder, der understøtter disse browsere. Selve portalen vil være beskyttet af de nuværende sikkerhedssystemer inden for enhedernes og browsernes sikkerhedssystemer. I praksis betyder det de sikkerhedsindstillinger, som brugerne selv vælger at bruge til enheden og browseren. Lifetools AS opfordrer til brug af maksimale sikkerhedsforanstaltninger inden for de praktiske rammer brugerens og netværkets aktiviteter muliggør.

    Indhold i Creator er beskyttet af Lifetools ASs egne sikkerhedssystemer. Disse er:

    • Log ind med brugernavn og kodeord
    • End-to-end kryptering af al datatrafik
    • Databuffering (data slettes automatisk fra enheden efter offentliggørelse)
    • Automatisk log out efter 15 minutter

     

     

  • Skytjenesten (datatrafik)

     

    Databehandlingen i modulerne:

    Datatrafikken mellem apps, portalen og serveren er krypteret end-to-end, altså hele vejen. Det betyder, at data ikke kan bruges af andre it-systemer i tilfælde af lækage (hacking).

    I overensstemmelse med EUs privatlivsforordning har Lifetools AS en databehandleraftale med udbyderen af ​​sky-tjenesten. Dette sikrer god og korrekt datatrafik og datalagring.

    Databehandlingen i modulerne:

    Data fra Observer slettes automatisk fra applikationen og enheden, når de sendes / offentliggøres til sky-tjenesten. Applikationen fungerer på den måde som en databuffer og er derfor GDPR sikker.

    Data fra Creator kommunikerer løbende med sky-serveren og opdaterer indholdet i henhold til brugerens rettigheder. Data i Creator bliver derfor liggende i skyen, indtil de slettes / ændres af brugeren. Data sendes til Companion via systemets publiceringsløsning.

    De data, Companion modtager fra Creator, forbliver lokalt på applikationens enhed / harddisk. Vi gør det på den måde for at applikationen kan fungere “offline”, når systemet ikke har internetadgang. Data er krypteret på enhedens harddisk. Lifetools AS opfordrer til ekstra gode rutiner når der logges af og på Companion samt god praksis og rutine i forhold til enhedens egne sikkerhedssystemer.

7. Hvilke rettigheder har du som KnowMe-bruger?

Frivillig samtykke
Samtykke er frivilligt. Du kan når som helst trække dette samtykke tilbage. Erklæringen annulleres. Du gør dette ved at sende en skriftlig meddelelse / opsigelse som KnowMe-bruger til Lifetools AS, v / fortrolighedsrepræsentant, Bussedalen 3, 3616 KONGSBERG. Du kan også sende os en e-mail til personvern@lifetools.no

Aktindsigt og sletning
Du har ret til at få adgang til oplysninger, der er gemt om dig, og kan kræve korrektion af forkerte eller ufuldstændige oplysninger. Du kan også anmode om sletning af oplysninger. Anmodning om sletning meddeles skriftligt til Lifetools AS, v / fortrolighedsrepræsentant, Bussedalen 3, 3616 Kongsberg, NORGE. Du kan også bruge personvern@lifetools.no

Du kan til enhver tid framelde dig som KnowMe-bruger. Tilbagetrækning / opsigelse sendes skriftligt til Lifetools AS, v / fortrolighedsrepræsentant, Bussedalen 3, 3616 Kongsberg, NORGE. Alle personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, slettes. Sletningen foretages så hurtigt som muligt efter, at Lifetools AS har modtaget skriftlig opsigelse, og senest 3 uger efter at skriftlig meddelelse er modtaget.

8. Hvordan bliver man opmærksom på ændringer i denne fortrolighedserklæring?

Vi kan være nødt til at opdatere fortrolighedserklæringen, når vores produkt og tjenester udvikler sig, og vi opfordrer dig derfor til regelmæssigt at kontrollere den nyeste version af denne fortrolighedserklæring på vores websted. I tilfælde af større ændringer vil vi også prøve at kontakte dig direkte via tilgængelige kanaler, f.eks. via e-mail eller meddelelser på vores websteder og digitale tjenester.

9. Persondataloven
Lifetools AS garanterer, at KnowMe-kommunikationssystemet er oprettet og forberedt med maksimale sikkerhedsforanstaltninger i behandlingen af ​​personoplysninger om brugeren. Personoplysningerne behandles i overensstemmelse med de nuværende krav i EU’s love og regler for behandling af personoplysninger med hensyn til fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette inkluderer også vores interne kontrolsystem.

10. Hvordan kan man kontakte os?

​Du kan kontakte os på personvern@lifetools.no

Eller på telefon (+47) 902 99 374

11. Samtykke

Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger: For at aktivere din konto og bruge KnowMe-kommunikationsværktøjet skal du godkende denne fortrolighedserklæring. Du gør dette ved at acceptere det link, som vi sender til dig ved aktivering og første gangs login på hjælpemidlet. Dit samtykke er gemt i vores databaser. Du kan til enhver tid læse indholdet af denne erklæring her: https://creator.knowme.no/user/profile

Erklæring om samtykke: Den juridiske ansvarlige (forælder / værge) for ejeren af ​​dette hjælpemiddel accepterer vilkårene i vores erklæring om samtykke, før systemet kan bruges. Samtykkeerklæringen skal læses og accepteres første gang der logges på systemet.

KnowMe Samtykkeerklæring